Softwareanwendung Ideen- und Beschwerdemanagement - Anwendung im Echteinsatz

Die denkbaren Einsatzmöglichkeiten in der Praxis können sehr unterschiedlich ausfallen. Vielfach nimmt eine zentrale Stelle Anliegen und Beschwerden auf, leitet sie für eine Stellungnahme an die zuständigen Fachbereich weiter und beantwortet die Anfragen letztlich selbst.

Für die Aufnahme neuer Anregungen bietet Límage eine zusätzliche Internet-Schnittstelle. Besucher*innen der eigenen Internetseite können darüber unmittelbar eine Anregung auch außerhalb der Öffnungszeiten geben. Sie läuft dann direkt in die Anwendung ein und kann dort von den zentral zuständigen Mitarbeiter*innen an die kompetenten Fachbereiche weitergeleitet werden.

Das ermöglicht eine unbürokratische Annahme von Lob und Kritik rund um die Uhr wobei eine ausgefeite Technik dafür sorgt, dass nur qualitativ hochwertige Anregungen aufgenommen werden, bei denen weitere Rückfragen meist entfallen.

Neben den zentral zuständigen Mitarbeiter*innen ist es aber ebenso denkbar, dass Anregungen auch an anderer Stelle aufgenommen und unmittelbar in die Anwendung Límage eingespeist werden: entweder über entsprechende Benutzer*innen-Rollen beispielsweise für Mitarbeiter*innen im Call-Center oder für sämtliche Mitarbeiter*innen über das Online-Interface, das ohnehin allen Internetnutzenden zur Verfügung steht. An zentraler Stelle haben alle Mitarbeiter*innen jederzeit einen Überblick über den Stand sämtlicher unbeantworteten Anregungen und Fachbereiche werden gegebenenfalls automatisch über hinterlegte Regeln an die Beantwortung ausstehender Stellungnahmen erinnert.

Neben Límage benötigen Sie außer einem Webbrowser, einem E-Mail-Client und einem PDF-Reader keine weitere Software. Ausdrucke werden soweit wie möglich vermieden, denn alle zur Bearbeitung notwendigen Arbeitschritte werden unmittelbar in Límage und damit tatsächlich papierlos vorgenommen.

Anliegen, Anregungen, Beschwerden und Ideen werden direkt in Límage erfasst, eine Eingangsbestätigung elektronisch übersandt. Die Weiterleitung an die beteiligten Fachbereiche erfolgt ebenso elektronisch, ohne dass auch nur eine Akte bewegt werden muss. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit ablesbar, ebenso sind parallele Zugriffe auf das in Límage hinterlegte Anliegen und damit ein zeitgleiches Arbeiten an einem Fall möglich. Die Dokumentation aller Arbeitsschritte erfolgt ebenfalls elektronisch - bis hin zu Zwischenmitteilungen oder der endgültigen Antwort.
Dadurch, dass sämtliche Arbeitsschritte elektronisch erfolgen, können viele Fälle in sehr kurzer Zeit endgültig beantwortet werden. Límage ist damit ein wesentlicher Baustein einer zukunftsorientierten Verwaltung.