Archiv-Beitrag vom 27.01.2020Wir stärken Expert*innen

Einrichtung eines Teams Digitalisierung

Die Stadt Mülheim hat sich für die Einrichtung eines Teams entschieden, welches sich ausschließlich mit der Digitalisierung der Verwaltung befasst. Seit Ende letzten Jahres haben sich nun sechs Mitarbeitende zusammengefunden, die dieses für die Stadtverwaltung sehr wichtige Thema strukturiert und gut organisiert angehen.

v.l.n.r. Janine Smyk, Michael Antczak, Karen Fahrenbach, Fabian Sandfort, Sarah Sternol (bis März 2020 beim Team für Digitalisierung) und Florian Genbrok

Foto: Walter Schernstein

Unsere Prozessmanagerin Karen Fahrenbach kümmert sich dabei darum, die vielseitigen Prozesse der verschiedenen Fachbereiche gemeinsam mit den Kolleg*innen genau zu lokalisieren und zu durchleuchten. „Einige Bereiche haben wir bereits aufgesucht und sehr viel positive Resonanz von den Mitarbeitenden dort erhalten. Sie wollen aktiv daran mitwirken, ihre täglichen Aufgaben barrierefreier und einfacher zu gestalten“ berichtet Karen Fahrenbach.

Der Kollege im Bereich der Fördermittel und Ausschreibungen, Fabian Sandfort, sorgt dafür, dass sofern eine Förderung von Bund oder Ländern möglich ist, diese zeitnah, zügig und zentral beantragt und abgewickelt wird.

„Wir ermöglichen so die bestmögliche finanzielle Unterstützung im Rahmen einer Prozessoptimierung“ erklärt Michael Antczak, Leiter des Teams Digitalisierung.

Er trägt, mit der Unterstützung von Florian Genbrok, zuständig für die technische Unterstützung, dazu bei, alle Fachbereiche ganzheitlich zu untersuchen und zu analysieren. Dazu führt er vorab intensive Gespräche mit den Fachbereichsleitenden und anderen verantwortlichen Mitarbeitenden. Das sorgt unter anderem dafür, dass gute analoge Prozesse nicht digital verschlechtert werden.

Michael  Antczak meint: “Mindestens genauso wichtig wie der Einsatz von Technik ist nämlich die Organisation. Diese muss immer vor der Digitalisierung eines Prozesses betrachtet werden. Erst wenn wir 100-prozentig sicher sind, dass der Prozess gut organisiert ist, können Hilfsmittel wie Software oder andere technische Unterstützungen eingesetzt werden. “Das Team arbeitet bereits an einigen kleineren, von Fachbereichen vorgeschlagenen Projekten, denn natürlich soll die Verwaltung mit Technik moderner werden.

Ganz wichtig dabei ist jedoch, so Michael Antczak: „Wir sind nicht die Expert*innen! Die sitzen, ganz klar, in den Fachbereichen. Sie kennen jeden Ablauf besser als Außenstehende. Wir werden Vorhaben aber von Beginn an mit vorbereiten, Mitarbeitende und Bürgerschaft umfassend aufklären und die Vorteile einer jeden Maßnahme darlegen. Wir wollen Ansprechpersonen für Ausschüsse und andere Gremien sein und auch nach Abschluss der Maßnahme weiter für die Fachbereiche verfügbar sein, falls im Anschluss doch irgendwo der Schuh drückt.“

Ganz große Ziele benötigen aber noch etwas Zeit                                      

So werden derzeit alle Weichen für ein verwaltungsweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) gestellt. Zukünftig wird es dann möglich sein, Dokumente und Dateien in virtuelle Akten und Aktenschränke abzulegen. Diese Dateien sind so immer abrufbereit. Sätze wie: „Die Akte befindet sich auf dem Aktengang und ist gerade nicht einsehbar“ gehören damit der Vergangenheit an.

Sobald eine Auswahl eines DMS getroffen wurde, können bereits überall Vorarbeiten beginnen. Heiß ersehnt wird dabei auch die Digitalisierung der alten Bauakten sein, um diese vor dem Verfall zu schützen und Rückfragen zu alten Plänen zeitgerecht bearbeiten zu können.

Über all diese Dinge und vieles mehr wird das fünfte Teammitglied, Janine Smyk, zuständig für Kommunikation, immer gerne informieren. Es bleibt also spannend.

Falls Sie nun neugierig geworden sind, Fragen oder Anregungen haben, freuen wir uns über Ihre Rückmeldung unter der E-Mail-Adresse: Digitalisierung@muelheim-ruhr.de