Zugangseröffnung für elektronische Kommunikation

Die Stadt Mülheim an der Ruhr bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation über das Internet an. Neben der Zusendung von E-Mails können Sie auch Online-Formulare nutzen, um mit Ihrer Stadtverwaltung in Kontakt zu treten. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt ihrerseits davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Dabei müssen jedoch einige organisatorische und technische Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Formfreie elektronische Kommunikation

Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können an die zentrale E-Mail-Adresse der Stadt [info@muelheim-ruhr.de] und weitere auf der Internetseite publizierte zentrale und individuelle E-Mail-Adressen der Stadt und deren Beschäftigten gesendet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass solche E-Mails den Status einer Postkarte besitzen und auf dem Übertragungsweg für alle beteiligten Stellen grundsätzlich lesbar und sogar veränderbar sind. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, der Stadtverwaltung verschlüsselte E-Mails zukommen zu lassen (siehe weiter unten).

Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation

Ist für die Bearbeitung eines Vorgangs oder einer Anfrage eine eigenhändige Unterschrift notwendig oder sollen Rechtsbehelfsfristen gewahrt werden (beispielsweise bei Widersprüchen), müssen die relevanten Dokumente und Mitteilungen von Ihnen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Artikel 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung versehen werden.

Sofern Sie uns eine einfache E-Mail mit entsprechend signierten Dokumenten zusenden möchten, beachten Sie bitte, dass diese an die zentrale städtische E-Mail-Adresse [info@muelheim-ruhr.de] gerichtet wird, sofern seitens der Stadtverwaltung explizit keine andere E-Mail-Adresse benannt wird. Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Mülheim wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.

Verschlüsselte E-Mails

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Anliegen unverfälscht bei der Stadt Mülheim eintrifft, müssen Sie Ihre Mail verschlüsseln und signieren. Dazu können Sie uns eine gemäß dem E-Mail-Verschlüsselungsstandard S/MIME verschlüsselte und signierte E-Mail zusenden. Bitte nutzen Sie dazu die Adresse info@muelheim-ruhr.de. Das aktuelle Zertifikat können Sie sich unter globaltrustpoint.com herunterladen.

Darüber hinaus können Sie Ihren Web-Browser verwenden und uns Mitteilungen und Dokumente sicher verschlüsselt über unsere MHCloud zukommen lassen. Dies setzt allerdings voraus, dass Ihnen der oder die betreffende städtische Mitarbeitende im Vorfeld einen Link zur Datenübermittlung zukommen lässt. In diesem Fall werden Ihre Mitteilungen und Daten auf städtische Server verschlüsselt transferiert und abgelegt. Anschließend wird der oder die betreffende städtische Mitarbeitende mit einer internen E-Mail darüber in Kenntnis gesetzt und kann von dort die hinterlassenen Daten zur weiteren Bearbeitung abholen.

Dateiformate

Die Stadt kann nur Dateien bestimmter Formate verarbeiten. Mülheim an der Ruhr bevorzugt die Nutzung offener Formate entsprechend dem Europäischen Interoperabilitäts-Rahmenwerk. Danach sind die Minimalanforderungen an eine offene Spezifikation samt zugehöriger Dokumentation:

• Der Standard wird von einer Organisation ohne Erwerbsziel verabschiedet und gepflegt und in einer offenen (konsens- oder mehrheitsbasierten) Weise entwickelt, die allen interessierten Parteien eine Einflussnahme ermöglicht.
• Der Standard ist publiziert. Seine Spezifikation ist entweder frei oder gegen eine feste Schutzgebühr verfügbar und darf frei oder gegen Gebühr kopiert und weitergegeben werden.
• Soweit der Standard ganz oder in Teilen gewerblichen Schutzrechten unterliegt, sind diese unwiderruflich gebührenfrei verwendbar.
• Die Wiederverwendung des Standards unterliegt keinen Beschränkungen.

Einzig zulässige Dateiformate, die uneingeschränkt verarbeitet werden können sind:

• GIF87a/GIF89a
• JPEG
• PDF/A
• PDF 1.7
• PNG
• Microsoft Office-Formate (auch wenn diese nicht den Anforderungen an offene Standards genügen)

Die Verwendung anderer Dateiformate muss mit den jeweiligen Mailempfangenden im Vorfeld abgestimmt werden. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden.

E-Mails und Anhänge

E-Mails werden nur bis zu einer Größe von 20 Megabyte - einschließlich Anhängen - angenommen. Dateien in Anhängen können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Mülheim an der Ruhr nur als nicht selbstentpackende und unverschlüsselte ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Zulässig sind auch in komprimierten Dateien die vorstehenden Dateiformate.

Verwenden Sie für größere Dateianhänge in Abstimmung mit Ihrer städtischen Ansprechpartnerin beziehungsweise Ihrem Ansprechpartner die städtische MHCloud-Lösung.

Die Stadt Mülheim an der Ruhr verwendet Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. E-Mails mit ausführbaren Programmen im Anhang werden nicht akzeptiert.

Elektronische Formulare

Die Stadt bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.