Interne Meldestelle für Hinweisgebende

Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Anlass ist die EU-Hinweisgeberrichtlinie 2019/1937.

Welches Ziel hat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Mitarbeitende erkennen Missstände oft als Erste. Ein entsprechender Hinweis kann Rechtsverstöße aufdecken und unterbinden. Wer die mögliche Verletzung eines Rechtsverstoßes meldet, übernimmt daher Verantwortung für die Gesellschaft. Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über bestimmte Verstöße erlangt haben und diese melden. Das HinSchG verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen (so genannte Whistleblowern) und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten, so genannte interne Meldestellen.

Die Stadt Mülheim an der Ruhr hat sich für ein digitales Hinweisgebersystem entschieden, über das Hinweise elektronisch in Textform an die Meldestelle übermittelt werden können. Die Abgabe einer Meldung ist einfach, benutzerfreundlich und sicher möglich.
Es gehört oft viel Mut dazu, eine Meldung abzugeben: Um Hemmschwellen möglichst niedrig zu halten, steht  das System auch anonymen Meldungen offen. Rückfragen lassen sich dank verschlüsselter Nachrichtenfunktion innerhalb des Systems austauschen. Auf Anfrage über das digitale Hinweisgebersystem kann auch ein persönliches Treffen vereinbart werden, um eine Meldung entgegenzunehmen oder weitergehende Informationen auszutauschen.

Wie wird der Hinweisgeber geschützt?

Die Identität eines Whistleblowers unterliegt einem besonderen Schutz; ebenso gilt dies für Personen, die von einer Meldung betroffen sind. Auch muss die Meldestelle neutral und unabhängig sein. Bei der Stadt Mülheim an der Ruhr übernehmen diese Aufgabe Mitarbeitende des Rechnungsprüfungsamtes. Sie arbeiten auch ansonsten unabhängig und sind nicht weisungsgebunden. Die Wahrung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bleiben so gewahrt.

Eine Offenlegung ist etwa nur dann möglich, wenn die Meldung zur Einleitung von Ermittlungen im Rahmen der Strafverfolgung führen oder einer der übrigen Ausnahmetatbestand nach § 9 HinSchG zutreffen.
In einem derartigen Fall muss die hinweisgebende Person unterrichtet werden, bevor ihre Identität offenbart wird, es sei denn, dies würde dazu führen, dass entsprechende Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet werden.

Ansonsten – und dies ist die ganz überwiegende Regel – wird die Identität einer hinweisgebenden Person ausschließlich den mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen bekannt. Dies gilt ebenso für alle weiteren Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person abgeleitet werden könnte.

Was kann gemeldet werden?

Nicht jede Meldung einer Verletzung von Rechtsvorschriften ist vom HinSchG umfasst. Der unter § 2 HinSchG geregelte Schutzbereich ist aber sehr weit gefasst. Meldefähig sind zum Beispiel:

• Verstöße gegen Strafvorschriften: Dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
• Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, das heißt Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren.
• Verstöße gegen vergaberechtliche Regelungen bei Verfahren, die den EU-Schwellenwert erreichen oder überschreiten.

Meldungen dürfen nicht vorsätzlich falsch (und damit missbräuchlich) oder grob fahrlässig erfolgen. Unbegründete Spekulationen, Gerüchte oder falsche Verdächtigungen sind nicht geschützt. In diesen Fällen ist es möglich, gegen einen Hinweisgeber vorzugehen. Ansonsten aber gilt eine Beweislastumkehr, um Hinweisgeber konsequent vor Repressalien zu schützen.
Sorgt der Arbeitgeber nicht für die vorgeschriebene Vertraulichkeit und führt die Meldung eines Hinweisgebers zu einer Benachteiligung, so muss der Arbeitgeber wiederlegen, dass zwischen Meldung und vermuteter Benachteiligung kein Zusammenhang besteht. Durch etwaige Repressalien entstandene Schäden müssen dem Hinweisgeber ersetzt werden.

Die hinweisgebende Person musste zum Zeitpunkt ihrer Meldung nur einen hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Die Bandbreite an Hinweisen, die unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, ist groß: Erfasst werden Meldungen über Straftraten und bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift auf den Schutz von Leib und Leben, Gesundheit oder den Beschäftigtenschutz abzielt. Darüber hinaus sind auch Regelungen über Auftragsvergaben, aus der Lebensmittel- und Produktsicherheit, aus dem Umweltrecht und aus dem Verbraucherschutz umfasst.
Der vollständige Katalog aller Verstöße ist in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz aufgeführt.

Gemeldet werden können tatsächliche oder potenzielle Verstöße, ebenso begründete Verdachtsmomente. Verstöße müssen nicht begangen worden sein; es genügt, wenn sie mit einer hohen Wahrscheinlichkeit begangen werden. Und auch die Verschleierung entsprechender Verstöße kann gemeldet werden.

Wer kann melden?

Meldungen über das Hinweisgebersystem sind sowohl für (ehemalige) Mitarbeitende möglich, als auch Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit, auch im Vorfeld, mit der Stadt Mülheim an der Ruhr Berührungspunkte haben, beispielsweise Berater, Dienstleistungsunternehmer, Freiberufler, Handwerker, Lieferanten und Selbstständige.

Was passiert nach der Meldung?

Die Meldestelle bestätigt den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt innerhalb des Meldesystems. 

Sie prüft das Vorliegen der Meldevoraussetzungen, ihre Zuständigkeit und die Plausibilität der Meldung. Es ist häufig erforderlich, von der hinweisgebenden Person noch weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt zu erfragen. Die hinweisgebende Person ist zwar nicht verpflichtet, dem nachzukommen, für eine zielführende Bearbeitung ist dies aber oft unerlässlich. Die Kommunikation erfolgt über das vertrauliche Postfach innerhalb des Meldesystems.

Bei ihren internen Untersuchungen kann die Meldestelle ein Verfahren am Ende erfolgreich beenden oder aus Mangel an Beweisen erfolglos einstellen. In jedem Fall erhält der Whistleblower zeitnah, spätestens aber drei Monate ab dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung, eine weitere Nachricht über geplante und bereits ergriffene Maßnahmen sowie die Gründe dafür.

Externe Meldestellen

Wenn ein gemeldeter Hinweis nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt, kann sich die hinweisgebende Person an eine externe Meldestelle wenden.

Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (§ 19 HinSchG)
zuständig für: alle externen Meldungen soweit nicht eine andere externe Meldestelle nach den §§ 20 bis 23 HinSchG zuständig ist.

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
zuständig für § 21 HinSchG

Bundeskartellamt
zuständig für § 22 HinSchG

Wie steht es um den Datenschutz?

Bei der Meldung eines Whistleblowers werden personenbezogene Daten verarbeitet, wenn die Meldung nicht anonym erfolgt.

Die Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der EU-Verordnung 2016/679 und der EU-Richtlinie 2016/680 sowie mit nationalem Datenschutzrecht. Auf § 10 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Technisch werden insbesondere:

• keine personenbezogenen Daten von Besuchern und Hinweisgebern protokolliert
• die Verschlüsselung von Daten sowohl bei deren Übertragung als auch innerhalb des Systems ist sichergestellt
• Metadaten werden nicht analysiert und nicht genutzt